Każdy pracownik – specjalista zatrudniony w podmiocie leczniczym zobowiązanym do prowadzenia dokumentacji medycznej ma obowiązek uzupełniać w sposób przyjęty w tej organizacji, wpisy z wizyt i udzielonych świadczeń. W szczególności dotyczy to świadczeń na rzecz pacjentów, których leczenie refundowane jest z NFZ. Obowiązek ten dotyczy także psychologów. Warto o tym przypomnieć, ponieważ odrębność zawodowa psychologów pracujących w szpitalach i przychodniach przy chorych bywa dla nich pretekstem do odmowy uzupełniania dokumentacji medycznej.

Zwykle obowiązek uzupełniania dokumentacji medycznej o bieżące wpisy psychologów wynika z umowy z podmiotem leczniczym (potwierdzonej na piśmie, albo uzupełnionej poleceniami ustnymi pracodawcy, których na piśmie nie trzeba potwierdzać). Odmowa uzupełnienia dokumentacji obciąża pracownika odpowiedzialnością cywilną na podstawie art. 114  Kodeksu pracy, także za wynikające z braku dokumentacji szkody po stronie pracodawcy. Pracodawca będzie mógł więc potencjalnie obciążyć psychologa odmawiającego uzupełnienia dokumentacji o swoje wpisy odpowiedzialnością za ewentualną szkodę, wynikającą z koniecznych do wykonania za pracownika prac (przegląd dokumentacji, kontakt z chorymi, uzupełnienie dokumentacji przez innego pracownika w zastępstwie pracownika winnego zaniedbań, ewentualne roszczenia odbiorców, NFZ kierowane do podmiotu leczniczego za niewykonanie kontraktu).

Ta powinność może być jednak wywodzona także z bardziej ogólnego obowiązku świadczenia pomocy psychologicznej na rzecz osób, do których psychologa skieruje zleceniodawca, w sposób zgodny z etyką zawodową. Kontrakt psychologiczny – ustne porozumienie, regulujące zasady świadczonej pomocy, w warunkach pracy w zatrudniającym podmiocie, łączy nie dwie strony, ale trzy. Jest zawierany pomiędzy psychologiem a chorym i podmiotem leczniczym, jak wynika z art. 10.2.d. Kodeksu Etycznego Psychologa PTP. Przejrzyste zasady udzielania świadczeń, o których powinien stanowić kontrakt psychologiczny, to także uzupełnianie dokumentacji.

W razie odmowy dokonania aktualnych wpisów z wizyt i konsultacji psychologicznych, przełożony psychologa powinien oświadczyć w dokumentacji, że potwierdzono przeprowadzenie wizyt w określonych datach przez pracownika, ale z powodu odmowy uzupełnienia dokumentacji przez pracownika załącza się potwierdzenie jego przełożonego.

Natomiast omawiany obowiązek nie może być rozciągany na ujawnianie w dokumentacji medycznej szczegółów objętych tajemnica terapeutyczną. Obejmuje on jedynie fakt przeprowadzonej konsultacji, czy innego typu udzielonej pomocy oraz syntetycznie podany jej zakres.